Hur börjar man?

Ok, du har nu konstaterat att ditt företag kommer att omfattas av CSRD och måste rapportera i enlighet med ESRS. Men sen då? Nu måste förberedelserna för rapporteringen sätta igång. Hur vet man var man ska börja? Det ska vi hjälpa dig med här.

Att rapportera i enlighet med ESRS kan vara tidskrävande, speciellt första gången, så det är bra att börja i god tid. Nedan beskrivs processen i steg men många av stegen sker i verkligheten parallellt. Insamlingen av viss data kan göras delvis samtidigt med den dubbla väsentlighetsanalysen till exempel.

Steg 1:

Bekanta dig med rapporteringskraven.

Du kan börja med att ta dig tid att utforska vår hemsida. Läs ESRS standarderna. Det finns även många andra resurser på nätet för att bättre förstå vad som krävs, vilken detaljnivå som rapporteringen sker på och hur och när rapporteringen ska ske. Vi har samlat några användbara länkar här på vår länksida.

Steg 5:

Sammanställ hållbarhetrapporten.

När rapporteringsramverket är på plats och all nädvänding information har samlats in så är det dags att sammanställa rapporten. Rapporten ska ge en klar bild av företagets påverkan, risker och möjligheter kopplade till hållbarhet.

När man sätter organisationen för rapporteringen så är det tre områden som behöver tas i beaktande:

• Processen, här behöver man titta på årshjulet och göra en tidsplan och sedan skapa en projektplan.

• Man måste sammanställa en projektgrupp. Projektgruppen kan omfatta en styrgrupp, en arbetsgrupp och ledningsgruppen.

• Rapporten måste granskas. För det krävs dialog med revisor och dialog med styrelsen som är ansvarig. Granskningen är steg 6 i vår sammanfattning.

Steg 2:

Gör en dubbel väsentlighetsanalys.

Den dubbla väsentlighetsanalysen är grunden för rapporteringen i ESRS och hjälper företaget identifiera vilka som är de väsentliga områden de ska rapportera på för företaget och dess intressenter. De områden som behöver rapporteras på brukar benämnas som “scope”. När företagets “scope” har definierats bör en Gapanalys göras. Analysen tydliggör skillnaden mellan nuläget och vad som saknas för att rapporteringen ska kunna göras. 

Steg 4:

Samla och analysera data.

Efter att väsentlighetsanalysen har genomförts rapporteringsramverket har satts upp behöver företaget sätta upp processer för att samla in och behandla data inom de områden som ska rapporteras på.

Det här arbetet omfattar ofta många olika avdelningar och funktioner inom företaget och kräver ofta ett omfattande arbete. Bland annat kan det innebära att:

• Identifiera datakällor, de kan omfatta olika delar av företaget som ekonomi, HR mm såväl som externa källor som leverantörer, myndigheter och branchorganisationer.

• Etablera processer för datainsamling. Utveckla metoder för att samla in data från de olika källorna. Det kan innebära sånt som att skapa blanketter och mallar för datainsamling, sätta tidslinjer och definiera ansvarsfördelning och roller.

• Integrera IT-system i datainsamlingen. Gör en bedömning om företagets befintliga IT-system räcker som stöd för datahanteringen eller om ett specifikt system för hållbarhetsrapportering krävs.

• Genomför en gap-analys. Det behövs för att identifiera var företagets nuvarande datahantering och styrsystem brister och hjälper företaget att prioritera rätt i arbetet med ESRS-rapporteringen.

• Utveckla ett ramverk för datastyrningen. Definiera roller, ansvar och policyer för datahanteringen från insamling till rapportering.

• Analysera och tolka data. Efter att informationen har inhämtats behöver den analyseras för att företaget ska förstå trender, insikter och mönster relaterade till företagets påverkan. Här bör även datan jämföras med andra jämförbara företag och brancher för att skapa kontext.

• Se till att den insamlade datan stämmer överens med de rapporteringskrav som finns i ESRS.

Steg 7:

Utvärdera.

Nu när rapporten är klar, godkänd och kommunicerad så är det förmodligen dags att sätta igång med nästa års rapportering. Hållbarhetsrapporteringen kan vara ett värdefullt verktyg för företag när det kommer till att förbättra och utveckla sin verksamhet och sin affärsmodell om det görs på rätt sätt. Genom att ständigt utvärdera och analysera det som framkommer i rapporteringsprocessen kan företag lära sig av andra aktörer och hitta sätt att förbättra sitt eget arbete.

Steg 3:

Utveckla ramverket för hållbarhetsrapporteringen.

Ramverket för rapporteringen ger struktur och riktlinjer vid insamlandet, sammanställningen och rapporteringen av den väsentliga hållbarhetsinformationen. Några av de viktiga aspekterna att ha i åtanke när ramverket utvecklas är följande:

• Anpassa sig till rapporteringsstandarder. Se till att ramverket överensstämmer med de specifika upplysningskrav som finns i ESRS. Detta inkluderar att identifiera rätt rapporteringsämnen, mätvärden och nyckeltal.

• Definiera roller och ansvarsområden. Definiera tydliga roller och ansvarsområden för olika avdelningar, team och individer som är involverade i datainsamling, analys och rapportering.

• Etablera datainsamlingsprocesser: Utveckla standardiserade processer och protokoll för att samla in och verifiera nödvändig data från olika källor, både interna (t.ex. HR, drift, ekonomi) och externa (t.ex. leveranskedjepartners, branschorganisationer).

• Integrera IT-system och verktyg: Utvärdera och potentiellt implementera nya IT-system, programvara eller verktyg för att stödja datahantering, analys och rapportering. Detta kan inkludera ESG-datahanteringsplattformar, business intelligence-verktyg eller programvara för hållbarhetsrapportering.

• Definiera kontrollmekanismer: Etablera interna kontrollmekanismer för att säkerställa noggrannheten, fullständigheten och tillförlitligheten hos den insamlade informationen. Detta kan innebära att utveckla policyer, procedurer och granskningsprocesser för dataverifiering och kvalitetssäkring.

• Upprätta rapporteringstidslinjer och cykler: Bestäm rapporteringsfrekvensen (t.ex. årlig, kvartalsvis) och upprätta tydliga tidslinjer för datainsamling, analys, granskning och publicering av hållbarhetsrapporten.

• Utveckla rapporteringsmallar och -format: Skapa standardiserade mallar och format för att presentera informationen, anpassade till ESRS- och CSRD-kraven. Detta inkluderar att strukturera rapporten, definiera avsnitt och bestämma vilken detaljnivå som krävs för varje ämne.

• Erbjud utbildning och resurser: Utveckla utbildningsprogram och allokera resurser för att säkerställa att relevant personal i hela organisationen förstår rapporteringsramverket, deras roller och ansvar och den övergripande rapporteringsprocessen.