Dubbel väsentlighetsanalys

Dubbel väsentlighetsanalys är en process som syftar till att identifiera de hållbarhetsområden som är mest betydelsefulla för en verksamhet. Denna analys beaktar både företagets påverkan på samhället och miljön samt företagets utsatthet för dessa faktorer.

Den dubbla väsentlighetsanalysen ska identifiera vilka frågor som är väsentliga för företaget gällande inverkan, risk och möjlighet kopplat till hållbarhet. Det är det som på engelska betecknas som IRO (Impact, Risk och Opportunity). Dessa utgör sedan grunden för vilka frågor som ska rapporteras på och därmed vilka datapunkter som ska finnas med i rapporteringen och därmed mätas och samlas in.

Den dubbla väsentlighetsanalysen är också central i rapporteringen i enlighet med ESRS. I ESRS 2 så ingår ett rapporteringskrav där företag måste redovisa för hur deras väsentlighetsanalys har genomförts och vilka resultat den har gett. Det är också den dubbla väsentlighetsanalysen som avgör vilka av de olika standarderna som företag ska rapportera mot.

Dimensioner av dubbel väsentlighet

Dubbel väsentlighet består av två dimensioner: inverkansväsentlighet och finansiell väsentlighet.

1. Inverkansväsentlighet - Inverkansväsentlighet avser betydelsen av företagets faktiska och potentiella ekonomiska, miljömässiga och sociala inverkan på ekonomin, miljön eller samhället genom hela värdekedjan. Detta perspektiv brukar även kallas inifrån-ut.

2. Finansiell väsentlighet - Detta rör hur hållbarhetsfrågor kan skapa risker eller möjligheter för företagets utveckling, prestation och position på kort, medellång och lång sikt, inklusive finansiell och inverkansväsentlighet. Det kan beskrivas som ett utifrån-in perspektiv.

Ett ämne kan vara materiellt om det rankas högt i endast en av materialitetsprincipens dimensioner.

För att genomföra en dubbel väsentlighetsanalys måste både interna och externa intressenter beaktas. Det är avgörande att identifiera vilka intressenter som ska involveras och hur deras engagemang ska ske.

I ESRS delas intressenterna upp i två huvudgrupper:

• Berörda intressenter. Det här är enskilda peroner eller grupper som påverkas eller kan påverkas direkt av företagets verksamhet genom hela värdekedjan.

• Användare av hållbarhetsförklaringar. Den här gruppen utgörs av alla som använder sig av företagets finansiella eller hållbarhetsredovisning och kan till exempel vara investerare, försäkringsbolag, affärspartners, civilsamhället och statlig förvaltning bland andra.

Vissa, men inte alla, intressenter tillhör båda huvudgrupperna.

Att ha en dialog och samverkan med intressenterna är centralt för att kunna göra en korrekt bedömning av väsentlighet för hållbarhet. Det är också centralt för att bedöma om företaget har en korrekt process för tillbörlig aktsamhet som krävs för att bedöma företagets väsentliga inverkan, risker och möjilgheter.

Hur dialogen och analysen av intressenterna ska ske kan skilja sig åt från företag till företag och för olika intressentgrupper. Ett vanligt instrument för att engagera de interna intressenterna är genom medarbetarenkäter, då det är en redan upparbetad kanal för återkoppling för de som arbetar inom företaget. Men även djupintervjuer, fokusgrupper, branchrapporter och kontakt med intresse- eller branchorganisationer kan vara bra sätt att få in perspektiv från olika intressenter. Det är dock viktigt att tydligt beskriva hur företaget engagerar och tar till vara på intressenternas synpunkter och intressen.

TIPS FÖR INTRESSENTANALYSEN

• I början kan det vara svårt att involvera alla intresesnter som kan identifieras och det kanske inte heller är önskvärt. Försök identifiera de viktigaste och börja med dem. Hållbarhetrapportering är en process och väsentlighetsanalysen kommer att behöva göras om, försök att ha en realistisk bild av vilken omfattning som är möjlig för just ert företag.

• För att underlätta för nästa steg i den dubbla väsentlighetsanalyen och arbetet med att koppla den till de olika rapporteringsområdena i ESRS så försök ta med er hur frågorna som ni ställer till intressenterna kan kopplas till inverkan, risk och möjlighet som sedan ska dokumenteras. Det underlättar det fortsatta arbetet.

• Se till att ha en dialog med intressenterna, inte enbart pumpa dem på information.

Ramverk för dubbel väsentlighetsanalys

Fas 1: Forskning

• Syfte: Initial identifiering av interna intressenter och den information de kan bidra med. Skapa en bild av vilken data som redan finns och hur företagets värdekedja ser ut.

• Åtgärder: Klargör mål, vision, åtgärder, ansvar, tidsramar och förväntade resultat.

• Verktyg: Använd en enkel och effektiv tabell.

• Resultat: Information som underlättar valet av experter för vidare arbete.

Fas 2: Engagera

• Syfte: Identifiera och engagera externa intressenter, med hjälp av interna intressenter. Skapa förståelse för företagets position i värdekedjan och annan kontextuell information som till exempel det regulatoriska ramverk som påverkar företaget.

• Åtgärder: Kartläggning av externa intressenter och skapande av inledande dialoger. Kartlägg företagets aktiviteter och affärsrelationer över hela värdekedjan. Identifiera de faktiska och potentiella negativa miljö-, sociala och styrningseffekter som är förknippade med dem med hjälp av bland annat expertbedömningar, återkoppling från intressenter och material från branchorganisationer.

• Verktyg: Definition av hur intressenterna ska involveras.

• Resultat: Struktur för engagemang av intressenter och kartläggning av relevanta hållbarhetsämnen.

Fas 3: Prioritera

• Syfte: Skapa en lista över relevanta hållbarhetsfrågor och bedöm deras inverkan, möjligheter och risker (IRO). Försök att hålla antalet väsentliga frågor till ett hanterbart antal. Det skiljer sig såklart från verksamhet till verksamhet men ett snitt ligger för närvarande någonstans runt 10 områden som företag väljer att rapportera på. Vilka ämnen som ses som väsentliga beror såklart på vad analysen kommer fram till men det påverkas också av vilket tröskelvärde man väljer för att definiera en fråga som väsentlig.

• Verktyg: Identifiera hållbarhetsfrågor utifrån skala, omfattning, obotbarhet och sannolikhet.

• Resultat: En överblick över de hållbarhetsfrågor som är mest väsentliga.

Fas 4: Implementera

• Syfte: Utveckla policyer för att hantera materiella hållbarhetsämnen.

• Åtgärder: Definiera mål, omfattning, ansvar och hur intressenternas intressen beaktas.

• Verktyg: Policyutveckling och implementering.

• Resultat: Tydliga policyer och riktlinjer för hantering av hållbarhetsfrågor.

Några sakar som är viktiga att tänka på vid genomförandet av dubbel väsentlighetsanalys

• Hur ser lagstiftning om rapportering och dubbel väsentlighetsanalys ut?

• Användning av rapporteringsramverk, hur gör vi det systematiskt?

• Vilka Metoder och verktyg ska vi använda för analys av påverkan och hållbarhet.

• Identifiering och interaktion med intressenter.

• Konsekvensanalyser och utvärdering enligt CSRD-krav.

• Utveckling av hållbarhetsstrategi baserat på dubbel väsentlighetsanalys.

En väl genomförd dubbel väsentlighetsanalys ger en omfattande förståelse för vilka hållbarhetsfrågor som är mest kritiska för företaget och dess intressenter, vilket skapar en solid grund för hållbarhetsstrategier och rapportering. Resultatet av den dubbla väsenlighetsanalysen ger det “scope” som företaget rapporterar på, alltså den avgränsning av de väsentliga frågor som hållbarhetsrapporten ska omfatta.

Efter DMA:n brukar företag göra en så kallad GAP-analys där man ser vilken information företaget har tillgänglig redan idag och vad som saknas för att man ska kunna rapportera på sina väsentliga frågor.